¿Qué son los KPI’s y para qué sirven?

Los trabajos que se realizan en una empresa, indistintamente del sector al que pertenezca, deben ser medidas para verificar que se han hecho correctamente, que cumplen con los objetivos que se ha planteado la organización, y es por ello que terminan recurriendo a herramientas que permitan hacer tales mediciones.

Uno de los indicadores más utilizados por las empresas para medir la eficacia de sus actividades, es el conocido como KPI, pero no todas las organizaciones saben de qué va ciertamente, y hasta mucha llegas a desconocer por completo la existencia del mismo.

Como sabemos que se trata de un tema muy importante para cualquier organización, en este post te contaremos qué son los KPI’s y para qué sirven, para que así puedas entender más sobre el tema, y más si tienes una empresa en la cual valorar sus actividades.

¿Qué son los KPI’s?

mujer haciendo analisis

Comencemos por lo esencial, el concepto de los KPI’s. Hablamos de un indicador que es fundamental para medir el rendimiento de una empresa, una valor medible con el cual se puede demostrar la eficacia que está teniendo, según los objetivos comerciales que se han planteado, y es que gracias a los KPI’s, las empresas pueden medir si están teniendo éxito para alcanzar sus objetivos.

Los KPI’s de alto nivel se pueden centrar en el rendimiento general de una empresa, pero los que son de bajo nivel se centran en los procesos que realizan sus departamentos de marketing, ventas, soporte, o recursos humanos.

Después de conocer el concepto de KPI’s, es importante hablar de los usos que se le dan a estos en las empresas, ya que estos son una forma de comunicación, que de ser manejados de forma correcta, hará más efectivas las labores que ahí sean más efectivas.

El desarrollo de una estrategia KPI’s se debe comenzar por lo básico, comprender cuáles son los objetivos de la empresa, de qué forma lograrlos y quienes pueden ejecutarlas. A medida que se van desarrollando podrán tener una mejor comprensión de los procesos comerciales que deben estar en un tablero KPI, así como quién debe compartir dicho tablero.

Cómo informar sobre los KPI

La forma más fácil de informar sobre tus KPI es con un tablero de KPI, ya que un panel de KPI te ofrece una vista rápida del rendimiento de tu negocio casi en tiempo real.

Un tablero de KPI, también conocido como informe de KPI, visualiza cómo su rendimiento actual se compara con sus objetivos. Tradicionalmente, un informe de KPI se realiza trimestralmente, pero con un tablero de KPI, puedes informar fácilmente sobre su rendimiento de un vistazo, en cualquier momento.

¿De qué forma se escriben los KPI’s?

Lo más importante es que los KPI’s sean personalizados según la situación de tu empresa, que se desarrollen para ayudarte a que se cumplan sus objetivos, lo cual será posible si tienes en cuenta los siguientes pasos para escribirlos de forma clara y medible:

Escribe el objetivo del KPI de forma clara

Lo primer que debes tener definido es el objetivo comercial de tu empresa, es algo clave para que el KPI se alinee con él, ya que es el que indicará cuál es la meta de impacto que tiene la compañía.

Los KPI’s son más que números arbitrarios, deben expresar los objetivos estratégicos de una empresa, por lo que es importante que cuenten la historia de la misma.

Compártelos a quienes les interese

Partiendo de la premisa de que los KPI’s son una forma de comunicación, estos necesitan contexto para que sean efectivos, de modo que puedan hacer sus mediciones correctamente, por lo que tendrás que compartirlos con los empleados y demás partes interesadas en ellos, los que deben estar al tanto de la dirección de la empresa.

Si se retiene información que es importante para los KPI’s se creará una desalineación entre los equipos, así que es importante escucha todas las inquietudes que haya al respecto para que se comuniquen los objetivos de la empresa con los KPI’s efectivamente.

Revísalos constantemente

No solo basta con crear los KPI’S, estos debes revisarse de forma constante, teniendo en cuenta dos aspectos fundamentales que son: el progreso que han tenido, y la efectividad de los mismos, y es que en caso de que los KPI’s no estén progresando, se tendrá que revisar el objetivo para el cual se creó, ya que es posible que haya fallado.

Crea KPI procesables

Para crear KPI’s que sean procesables, debes seguir los siguientes pasos:

  1. Revisa los objetivos comerciales de la empresa:ten en cuenta que los KPI’s no son estáticos, deben evolucionar a medida que evolucionan los objetivos comerciales de la organización.
  2. Analiza su desempeño actual:analizar el desempeño de los KPI’s es esencial para comprender sus áreas de éxito y áreas de mejora. También debes ver sus datos de rendimiento históricos para establecer una línea de base de lo que ha logrado en el pasado utilizando una de las distintas plataformas disponibles para ello.
  3. Establece objetivos de KPI a corto y largo plazo: establece sus objetivos a largo plazo, bien sean trimestrales o anuales, y luego trabaja hacia atrás para identificar los hitos que necesita alcanzar en el camino.
  4. Revisa los objetivos con tu equipo:es importante que todos permanezcan informados para que todos trabajen hacia el mismo objetivo final.
  5. Revisa el progreso y reajuste:acostúmbrate a verificar su estado. Los KPI no se configuran y se olvidan. Comprueba regularmente tu rendimiento y la relevancia de tus KPI. Cuando se haya convertido esto en un hábito, ya será más sencillo.

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